Mobil- och tillgänglighetspolicy – behöver vi det?

Att många, framförallt tjänstemän, ges allt större möjligheter att utföra sina arbetsuppgifter utanför kontoret innebär att begreppet arbetstid alltmer har suddats ut. I dag är mobiltelefonen ett viktigt arbetsredskap i just möjligheten för den anställde att kunna utföra sina arbetsuppgifter även utanför kontoret. I denna möjlighet ligger också att tillgängligheten efter vad som normalt kan anses utgöra arbetstid ökat. Därav har frågan om införandet av en mobilpolicy, eller en så kallad tillgänglighetspolicy, på arbetsplatsen blivit högaktuell. 

Bedömningen är att vi i företagens personalhandbok alltmer kommer att se inkorporerat policy för hanteringen av arbetsmobilen och arbetsgivarens förväntan på medarbetarnas tillgänglighet. Anledningen är att arbetsmobilen i dag är lika mycket ett arbetsverktyg som datorn. Med mobilen kommer möjligheten att få mail dygnet runt och också att kunna svara på mail dygnet runt. Frågan om arbetstagarens tillgänglighet har därmed i många hänseenden blivit en arbetsmiljöfråga. 

På vissa av de företag som redan implementerat denna typ av policy har man valt att kalla policyn just tillgänglighetspolicy. Frågan om behovet av en tillgänglighetspolicy kanske är störst på företag som verkar inom olika tidszoner i världen. Men policyn kan också ha ett stort värde när det kommer till att skapa en kultur på ett företag eller när ett företag vill skapa, och vissa upp en kultur, gentemot sina kunder. Vi ser mer och mer i upphandlingar av tjänster att de ”mjuka värdena” får allt större betydelse. 

Det finns inga exakta regler för hur en mobil- eller tillgänglighetspolicy ska se ut. Avgörande är ofta vad för typ av företag det är och vad för tjänster eller produkter företaget levererar. Arbetsgivarens förväntade tillgänglighet på dess medarbetare och dessa medarbetares förväntade svarsfrekvens på mail hos ett företag inom konsultbranschen är med stor sannolikhet högre än hos till exempel ett företag som tillverkar möbler. För att undvika att arbetsgivarens och den anställdes förväntningar på omfattningen av den anställdes tillgänglighet går isär, tjänar tillgänglighetspolicyn sitt syfte. 

Advokat Anneli Lönnborg
Foto: Christian Gustavsson
Även om det inte finns några exakta regler för hur tillgänglighetspolicyn ska se ut bör den innehålla information om mellan vilka tider arbetsgivaren förväntar sig att den anställde svarar på mail. Detta ger den anställde anvisningar om under vilket tidsintervall den anställde ska hålla koll på sin mail, och motsatsvis när den anställde inte förväntas hålla koll på inkomna mail. Det kan också vara bra om det i policyn klargörs hur man ser på mail under kvällar och helger. Är det ok att skicka mail till en kollega en fredagskväll? Eller ska man då använda sig av fördröjd leverans? Är det ok att skicka mail till en kund en fredagskväll och efterfråga information för att man behöver denna information då man tänkt arbeta under helgen? Det vill säga man förväntar sig ett svar från kunden senast lördag förmiddag.

I arbetsmiljöhänseende kan det vara en god idé att i policyn också klargöra om det är acceptabelt att ha privata ljudsignaler på arbetsmobilen, att ha mobilen på vid interna/externa möten, att ta samtal under möten. Policyn är också ett bra sätt att förmedla information om hur arbetsgivaren ser på den anställdes användande av arbetsmobilen för privata ändamål – surfa, prata privata samtal. Vidare, hur förväntar sig arbetsgivaren att man ska agera om man tappar bort mobilen? Är det ok att koppla upp sig mot publikt wifi? Vad bör den anställde tänka på vid mobilsamtal på offentlig plats? 

Ja, när man börjar tänka efter är det märkligt att inte fler arbetsplatser har en tydlig mobil- och/eller tillgänglighetspolicy.

Denna artikel är skriven av advokat Anneli Lönnborg verksam vid Gernandt & Danielsson Advokatbyråwww.gda.se.



Du har läst 1 av 4 artiklar den här månaden